تتبع النفقات وإنفاق الوزارة
الحفاظ على الشفافية المالية. تساعد وحدة تتبع النفقات الشمامسة والكهنة والمسؤولين على تسجيل المشتريات ومطابقة النفقات مع الميزانيات النشطة وتحميل الإيصالات.
1. تسجيل النفقات
احتفظ بسجل غير ورقي لجميع المصروفات:
- **تسجيل النفقات **: تسجيل الفواتير، وكشوف المرتبات، وفواتير الخدمات، وسجلات الشراء لمرة واحدة.
- تحميلات الإيصالات: قم بتحميل لقطات الصور أو ملفات PDF الخاصة بإيصالات الشراء مباشرةً إلى سجل النفقات، وتأمينها في مخزن الكنيسة لإجراء مراجعات التدقيق.
- سجل الدفع: تسجيل طرق الدفع (الشيك أو بطاقة الخصم أو التحويل المصرفي أو المصروفات النثرية) وتسجيل أرقام الشيكات المرجعية.
2. مطابقة الوزارة والصندوق
لفهم أين يتم تخصيص الموارد، تتم مطابقة كل نفقات مع فئات محددة:
- رابط الوزارة: إسناد النفقات إلى قسم محدد (على سبيل المثال، شحن كتب الترانيم الجديدة إلى وزارة “العبادة”).
- استقطاعات الصندوق: حدد الصندوق المخصص الذي يغطي التكلفة (على سبيل المثال، خصم تكاليف إصلاح المبنى من “صندوق صيانة المبنى”).
- تسوية القيد المزدوج: تطرح دفاتر النظام النفقات تلقائيًا من إجمالي الصدقات الفعلية، مما يحافظ على دقة أرقام الدخل الصافي.
3. Approval Workflows & Limits
ضمان الرقابة المالية من خلال الشيكات المضمنة:
- وضع التقديم: يمكن للخدم وقادة الفرق تسجيل طلبات النفقات “المعلقة” عند إجراء عمليات شراء لوزاراتهم.
- معالجة الموافقة: يتلقى الكهنة ومسؤولو المؤسسات تنبيهات لمراجعة النفقات المعلقة أو الموافقة عليها أو رفضها.
- تنبيهات الميزانية: يحذر النظام الموافقين إذا تجاوز الطلب الحد المتبقي من ميزانية الوزارة، مما يحمي الكنيسة من الإفراط في الإنفاق.